効率的なスケジューリングのコツは「すぐできることは書かない」「優先順位を決める」

予定を組み立てる男性

最近タスク管理をすることの重要性が身にしみてきたユウゾー(@yuzo0814)です。

Wunderlistでタスク管理をするようになってから、一日の使い方が多少は向上したと思います。
その中で思ったのは、漠然とタスク管理をしていればいいってものでもないなということ。

タスク管理ソフトのような便利なものを使っていると、使うこと自体に満足してしまい、結果的にパフォーマンス的には使う前と変わっていないことがあります。というか少し前の僕のことです。

そのような勿体ない使い方をしないためにも、今回はスケジューリングの際により効果的だと思う方法があるので紹介していきます。

今すぐに実行できることは書かない

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僕は朝起きたらWunderlistにやるべきことを書き出すことにしています。

日によって内容は若干変わりますが大体は共通していて、それは以下のとおり。

  • feedlyで情報収集
  • ブログ執筆
  • ランニング
  • 本を読む

などです。

でも考えてみると、別にこれって全部書く必要は全く無いんですよね。

例えば、

  • feedlyで情報収集→その場でできる。時間もそれほどかからない。
  • ブログの執筆→ネタさえ決まっていれば、すぐに書き始めることができる。
  • ランニング→着替えればすぐに実行できる。
  • 本を読む→すぐに実行できる。

というように、どのタスクもやろうと思えばすぐに始めることができるんです。
だったらスケジューリングの前に今できることはさっさと片付けてしまい、それ以外のことをタスクに記入した方がいいんじゃないかなと。

例えば僕の場合は上記の「feedlyで情報収集」はさっさと片付けてしまい、タスクにはそれ以外のことを書くようになりました。

こうすることでわざわざタスクを記入する必要もありませんし、タスクリストの項目も減るから気持ち的にもすっきりします。

優先順位を最適化する

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優先順位の最適化とそれっぽい言い方をしていますが、要は「先にやったほうがいいことは先にやっちゃおうぜ」ということです。

僕の場合のタスクをこなす順番は、ブログ執筆が一番最後になることがほとんどでした。結構エネルギーを使いますし、じっくり考えて書きたいという気持ちがあったからです。

でもブログ執筆って書く内容やその時の気分によって完了までの時間が結構ブレるのです。基本的には1時間以内を理想としていますが、場合によっては2~3時間にずれ込んでしまったり……。

つまり、ブログ執筆は終わるまでの時間が正確に測れないことが問題でした。

そこで、最近はブログ執筆を一日の最初にやることに変更しました。

こうすることで、終わるまでの時間が読めないブログ執筆をとりあえず真っ先に終わらせることができるので、その後のタスク処理の時間配分がしやすくなりました。

また「ランニング」や「読書」は時間的に柔軟に対応することができるタスクなので、優先順位としては後ろに持っていくのに向いていました。

このようにタスクを処理する順番を少し変えるだけでも、想像以上の効果を発揮することもあります。

優先順位は個人によって変わると思いますが、完了までの時間のブレ幅が大きいタスクは最初にこなしてしまうのがおすすめです。

まとめ

スケジューリングをすること自体に何となく満足してしまい、肝心のタスク処理がどこか疎かになってしまうことがあります。まさに本末転倒。

考えるべきは常にタスクを最高のパフォーマンスで達成することであり、タスク管理はあくまでその補助です。それを肝に命じて行動していきたいと思っています。

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